Spesen­abrechnung ohne Umschlag voller Belege.

Die Tankquittung von Dienstag reist in einer Jackentasche mit, bis sie irgendwann im Büro ankommt. Mit der Spesenabrechnung in alluvo reichen deine Mitarbeiter Auslagen und Kilometer in der App ein, und du prüfst, gibst frei und zahlst aus. Welche Arten sie einreichen dürfen und mit welcher Kilometerpauschale gerechnet wird, legst du einmal fest.

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App alluvo

Erstattungen

Modul
Personal & Zeit
Zuschaltbar
3 Funktionen
Enthalten in
alluvo, mit allen Modulen
Ein Datenmodell Teil von alluvo, mit denselben Daten wie jede andere App.

Auf einen Blick

Auslagen, die den Weg ins Büro nicht mehr brauchen.

  1. Mitarbeiter reichen selbst ein — welche Arten das sind, legst du fest.
  2. Kilometerpauschale nach § 9 EStG: einmal gesetzt, überall gerechnet.
  3. Wegstreckenpauschale je Schicht, wenn du sie zahlst.

Aus dem Alltag

Drei Szenen aus der Belegablage. Eine riecht nach Benzin.

  1. Mit alluvo 01

    Der Beleg kommt am selben Tag.

    Dein Mitarbeiter fotografiert den Beleg und reicht ihn in der Mitarbeiter-App ein, sobald er ihn hat. Welche Arten von Auslagen er einreichen darf, legst du fest.

    Gehört der Vergangenheit an

    Die Belege kommen im Umschlag. Zum Quartalsende.

    Parkticket, Hotelrechnung, zwei Tankquittungen: Dein Mitarbeiter sammelt, bis sich der Weg ins Büro lohnt. Eine Quittung ist unterwegs verblasst, eine andere verloren.

    Die FolgeDein Mitarbeiter streckt monatelang Geld vor und bekommt einen Teil davon nie zurück. Das merkt er sich, spätestens wenn ein anderer Personaldienstleister anruft.

  2. Mit alluvo 02

    Belege werden abgeglichen.

    Der Skill „Belege und Reisekosten" gleicht eingereichte Belege ab und zeigt, was doppelt eingereicht wurde, bevor jemand freigibt. Sammelabrechnungen für Reisekosten führt er gleich mit.

    Gehört der Vergangenheit an

    Die Tankquittung ist zweimal eingereicht. Aufgefallen ist es keinem.

    Einmal als Einzelbeleg, einmal in der Sammelabrechnung für den Monat. Geprüft haben zwei verschiedene Leute, und jeder hatte nur seinen Stapel.

    Die FolgeDu erstattest denselben Betrag doppelt. Über viele Mitarbeiter und viele Monate wird daraus eine Summe, die niemand mehr zurückholt.

  3. Mit alluvo 03

    Die Pauschale steht einmal im System.

    Die Kilometerpauschale setzt du einmal in alluvo, und jede eingereichte Fahrt wird damit gerechnet. Zahlst du eine Wegstreckenpauschale je Schicht, steht auch sie als Einstellung.

    Gehört der Vergangenheit an

    Die Kilometer rechnet jeder selbst. Jeder mit seinem eigenen Satz.

    Der eine Disponent erstattet 30 Cent je Kilometer, die andere 35, weil der Mitarbeiter so nett gefragt hat. Aufgeschrieben ist keiner der beiden Sätze.

    Die FolgeWas über dem steuerfreien Satz liegt, ist Arbeitslohn. Bei der nächsten Lohnsteuer-Außenprüfung wird die Steuer darauf nachgefordert, und dafür haftest du als Arbeitgeber.1

Funktionen

Was du dazuschalten kannst.

Diese Funktionen stehen so im App-Verzeichnis von alluvo. Du schaltest sie bei Bedarf zu, sie sind im Preis je Mitarbeiter im Einsatz enthalten.

Einzeln zuschaltbar

  • Sammel-Reisekostenabrechnung

    Reisekostenabrechnungen für einen Zeitraum gebündelt erzeugen.

  • Freigeber:in

    Mitarbeitende benennen vor der Einreichung eine interne Freigabeperson.

  • Beleg-Assistent

    Belegbasierte Prüfmaske für Auslagen-Einreichungen in der App.

KI in der App

Sag es alluvo.

Mit dem alluvo operator erledigen Claude oder ChatGPT die Arbeit in dieser App auf Zuruf, mit deinen Rechten und in deinen Daten. Diese Sätze tippt jemand so, wie sie hier stehen.

  • „Welche Auslagen warten auf Freigabe?“

    Belege und Reisekosten · Belege einreichen, abgleichen, prüfen, freigeben oder ablehnen und als bezahlt markieren — auch als Sammelabrechnung für Reisekosten.

  • „Frag ihn, was an dem Tag war.“

    Mitarbeiter anschreiben · Eine Nachricht an einen Mitarbeiter, über die Mitarbeiter-App oder per Mail, in der Anrede, die für ihn hinterlegt ist. Die Antwort kommt als Vorgang zurück.

Im selben Modul

Personal & Zeit. Dieselben Daten.

Die Personalakte und alles, was täglich daran hängt: Zeiten, Abwesenheiten, Auslagen — und die App, in der deine Mitarbeiter das selbst erledigen. Mehr zum Modul

Preis

Ein Preis. Alle Module.

Erstattungen ist enthalten, zusammen mit allen anderen Modulen. Du zahlst je Mitarbeiter im Einsatz, egal wie viele Module du nutzt.

69 €2

je Mitarbeiter im Einsatz und Monat

55 € bei jährlicher Zahlung

Kostenlos Verleihfreie Mitarbeiter, Kandidaten und Benutzer

Preis für deinen Betrieb rechnen

Fragen

Fragen zur Spesenabrechnung.

Wie reichen meine Mitarbeiter Spesen ein?

In der Mitarbeiter-App: Auslagen und Reisekosten, mit dem Beleg dazu. Welche Arten sie einreichen dürfen, legst du in den Einstellungen fest.

Wie wird die Erstattung ausgezahlt?

Über die Auszahlungsmethoden, die du in alluvo einrichtest. Ist ein Beleg ausgezahlt, markierst du ihn als bezahlt.

Kann ich einen Beleg ablehnen oder korrigieren?

Ja. Belege prüfst du, gibst sie frei, lehnst sie ab oder korrigierst sie, einzeln oder als Sammelabrechnung für Reisekosten.

Rechnet alluvo die Kilometerpauschale?

Ja. Du setzt die Pauschale nach § 9 EStG einmal, und alluvo rechnet jede eingereichte Fahrt damit. Eine Wegstreckenpauschale je Schicht lässt sich zusätzlich einstellen.

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