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Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung beschreibt, wie personenbezogene Daten auf der Website und in der Plattform alluvo verarbeitet werden.

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich im Sinne der DSGVO ist:

Geschäftsführer: Pascal Kremp
E-Mail: gdpr@alluvo.ai

Für die Verarbeitung in der Plattform gilt eine Besonderheit: Nutzt ein Geschäftskunde alluvo, um Daten seiner Beschäftigten und Kontakte zu verwalten, ist er der Verantwortliche und wir sind sein Auftragsverarbeiter. Abschnitt 9 beschreibt diese Rollenverteilung im Einzelnen.

2. Hosting und technische Bereitstellung

Die Website und die Plattform werden bei Amazon Web Services gehostet. Vertragspartner ist die Amazon Web Services EMEA SARL, 38 avenue John F. Kennedy, L-1855 Luxemburg. Server und Speicher stehen in der Region eu-central-1, Frankfurt am Main.

Die Verarbeitung erfolgt zur sicheren und zuverlässigen Bereitstellung unseres Angebots auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Sofern Daten im Rahmen vertraglicher Nutzung verarbeitet werden, erfolgt die Verarbeitung zusätzlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Mit eingesetzten Dienstleistern schließen wir, soweit erforderlich, Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Wer im Einzelnen eingesetzt wird, steht in Anlage 3 der Nutzungsbedingungen.

3. Zugriffsdaten und Server-Logs

Beim Aufruf der Website und der Plattform werden technisch erforderliche Zugriffsdaten verarbeitet. Dazu gehören insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, angeforderte Inhalte, Browsertyp, Betriebssystem sowie Referrer-Informationen.

Diese Verarbeitung dient der Systemsicherheit, Fehleranalyse und dem stabilen Betrieb unseres Angebots. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Abwehr von Angriffen und der Aufklärung von Störungen. Server-Logs werden nach spätestens 30 Tagen gelöscht, es sei denn, ein konkreter Sicherheitsvorfall macht eine längere Aufbewahrung zur Aufklärung erforderlich.

4. Technisch notwendige Speicherung

Für die Bereitstellung der Plattform nutzen wir technisch notwendige Speichermechanismen wie Cookies, Session-Daten oder lokale Browser-Speicherung, etwa für Anmeldung, Sicherheitsfunktionen, Spracheinstellungen oder Interface-Präferenzen. Diese Verarbeitungen sind für den Betrieb des Angebots erforderlich; Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.

Tracking-, Marketing- oder Werbe-Cookies setzen wir auf der Marketing-Website nicht ein. Deshalb gibt es hier auch kein Einwilligungsbanner: Es gibt nichts, wozu Sie einwilligen müssten.

5. Schriftarten und externe Inhalte

Die auf der Website eingesetzten Schriftarten werden von unseren eigenen Servern ausgeliefert. Es besteht keine Verbindung zu Google Fonts oder einem vergleichbaren Dienst, und beim Laden der Website werden dadurch keine zusätzlichen Tracking-Dienste aktiviert.

Dieselben Schriftdateien stellen wir unter /embed/lexend.css auch der Buchungsstrecke der Plattform bereit, damit ein dort eingebettetes Fenster in derselben Schrift erscheint. Ruft ein Browser diese Datei ab, wird dabei — wie bei jedem Abruf einer Datei von einem Server — die IP-Adresse an unseren eigenen Server übertragen. Die Verarbeitung entspricht Abschnitt 3.

6. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben zur Bearbeitung Ihrer Anfrage und für mögliche Anschlusskommunikation. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage auf einen Vertrag oder vorvertragliche Maßnahmen gerichtet ist, andernfalls Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Ihre Anfrage bewahren wir so lange auf, wie es zur Bearbeitung und für mögliche Rückfragen erforderlich ist. Handelsrechtliche oder steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt.

Kostenlose Lead-Liste

Über /tools/lead-liste können Sie eine kostenlose Liste potenzieller Kundenunternehmen anfragen. Dabei verarbeiten wir Ihre Wunschliste (Branchen, Region, Unternehmensgröße, Entscheider, gewünschte Inhalte, Umfang und Tempo), Ihre Kontaktangaben (Vor- und Nachname, Unternehmen, Position, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Nachricht) sowie eine optionale Ausschlussliste. Die Ausschlussliste benötigt keine personenbezogenen Daten — Domains oder Firmennamen genügen; wir verwenden sie ausschließlich, um diese Unternehmen aus Ihrer Liste herauszuhalten.

Ihre Anfrage speichern wir auf unserem Server und legen Ihre Kontaktangaben zusammen mit der Wunschliste als Kontakt in der alluvo-Plattform an, um die Liste zu recherchieren, sie Ihnen zuzusenden und Rückfragen zu klären. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, da die Verarbeitung zur Durchführung Ihrer Anfrage erforderlich ist; soweit wir Sie darüber hinaus zu dieser Anfrage kontaktieren, Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, die Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können.

Lead-Radar

Über /tools/lead-radar können Sie kostenlos abfragen, welche Arbeitgeber in einem Umkreis gerade Personal suchen. Ihre Suchbegriffe (Beruf, Ort, Umkreis) übermittelt unser Server zusammen mit Ihrer IP-Adresse an unsere eigene Plattform (api.alluvo.ai), um die Antwort abzurufen und Anfragen je Besucher zu begrenzen. Die Suche wird dort ohne Bezug zu Ihrer Person protokolliert (Suchbegriff, Ort, Umkreis, Trefferzahl); Ihre IP-Adresse wird nicht gespeichert, es wird kein Cookie gesetzt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Bereitstellung des Werkzeugs und Schutz vor Missbrauch).

7. Registrierung und Nutzerkonto

Die Registrierung für alluvo findet auf app.alluvo.ai statt. Dabei verarbeiten wir die Angaben, die zur Einrichtung des Kontos und des Mandanten erforderlich sind — insbesondere Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Unternehmen und die zur Anmeldung gehörenden Sicherheitsmerkmale.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Mit der Registrierung halten wir außerdem fest, welche Fassung der Nutzungsbedingungen einschließlich der Anlage zur Auftragsverarbeitung Sie zu diesem Zeitpunkt angenommen haben; Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit unserer Nachweispflicht aus Art. 5 Abs. 2 DSGVO.

8. Weitergabe an Vertriebs- und Technologiepartner

Wir arbeiten mit Partnern zusammen, die alluvo vertreiben oder deren Produkte mit alluvo zusammenarbeiten. Haben Sie ein Konto angelegt und dabei einer Ansprache per E-Mail zugestimmt, können wir Ihre geschäftlichen Kontaktdaten an solche Partner weitergeben, damit diese Ihnen ihr eigenes Angebot vorstellen können. Es geht um zwei Kategorien:

• Vertriebspartner und Wiederverkäufer, die alluvo vermitteln, einrichten oder betreuen;
• Integrations- und Technologiepartner, deren Produkt mit alluvo zusammenarbeitet.

Was weitergegeben wird — und was nicht. Weitergegeben werden ausschließlich geschäftliche Kontaktdaten: Name, geschäftliche E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Unternehmen und Position. Inhalte aus der Plattform geben wir nicht weiter. Daten, die Sie dort über Ihre Beschäftigten, Bewerber oder Kunden führen, sind von dieser Weitergabe ausgenommen — für sie sind wir Auftragsverarbeiter und dürften sie ohnehin nicht zu eigenen Zwecken verwenden (Abschnitt 9).

Wen es betrifft. Die Weitergabe betrifft registrierte Nutzerinnen und Nutzer, solange kein kostenpflichtiger Vertrag besteht — also Test- und Beta-Zugänge. Sobald ein Vertragsverhältnis zustande kommt, endet sie.

Rechtsgrundlage. Die Weitergabe stützen wir auf unser berechtigtes Interesse an der Vermarktung unseres Angebots über Partner, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Für die Werbeansprache selbst ist zusätzlich Ihre Einwilligung erforderlich; die erteilen Sie bei der Registrierung, wo der Hinweistext ausdrücklich die Ansprache durch unsere Vertriebs- und Technologiepartner nennt. Ohne diese Einwilligung findet keine Weitergabe statt.

Was danach gilt. Ein Partner, der Ihre Kontaktdaten erhält, ist von diesem Zeitpunkt an eigener Verantwortlicher. Er muss Sie nach Art. 14 DSGVO über die Verarbeitung informieren, und Ihre Rechte machen Sie ihm gegenüber unmittelbar geltend. Wir geben Ihre Daten nicht zum Verkauf weiter und erhalten für die Weitergabe selbst keine Vergütung.

Widerspruch. Sie können der Weitergabe jederzeit und ohne Angabe von Gründen widersprechen — eine E-Mail an gdpr@alluvo.ai genügt. Danach werden Ihre Daten zu diesem Zweck nicht mehr verarbeitet. Ausführlich steht das in Abschnitt 16.

9. Datenverarbeitung in der Plattform

Im Rahmen der Nutzung von alluvo können personenbezogene Daten von Beschäftigten, Bewerbern, Ansprechpartnern, Kunden, Einsatzorten und weiteren geschäftlichen Kontakten verarbeitet werden. Dies betrifft insbesondere Daten, die zur Zusammenarbeit in Mitarbeiterverwaltung, Einsatzplanung, Kommunikation, Dokumentation und operativen Steuerung erforderlich sind.

Soweit alluvo im Auftrag von Geschäftskunden genutzt wird, erfolgt diese Verarbeitung als Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Der Geschäftskunde ist Verantwortlicher, wir sind Auftragsverarbeiter und verarbeiten die Daten ausschließlich nach seiner Weisung. Grundlage ist der Auftragsverarbeitungsvertrag in Anlage 1 der Nutzungsbedingungen, der mit dem Nutzungsverhältnis zustande kommt.

Wenn Sie als betroffene Person Auskunft über Daten verlangen möchten, die ein Unternehmen in alluvo über Sie führt, richten Sie Ihr Anliegen bitte an dieses Unternehmen. Wir dürfen solche Daten nur auf dessen Weisung herausgeben und unterstützen es dabei; wenden Sie sich unmittelbar an uns, leiten wir Ihr Anliegen unverzüglich weiter.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten. alluvo wird zur Verwaltung von Abwesenheiten eingesetzt. Dabei können Angaben verarbeitet werden, die Gesundheitsdaten im Sinne von Art. 9 Abs. 1 DSGVO sind — etwa Arbeitsunfähigkeitszeiten und als Dokument hinterlegte Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen. Grundlage der Verarbeitung durch den verantwortlichen Geschäftskunden ist regelmäßig Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO in Verbindung mit § 26 Abs. 3 BDSG. Für diese Daten gelten die verschärften Schutzmaßnahmen aus Anlage 2 der Nutzungsbedingungen.

10. Einsatz von KI-Diensten

alluvo setzt Sprachmodelle ein, um Vorgänge vorzubereiten: Dokumente auslesen, Texte entwerfen, Anfragen beantworten, Vorschläge für die Einsatzplanung machen, Sprache in Text überführen. Dafür werden die jeweils erforderlichen Inhalte an die folgenden Anbieter übermittelt und dort verarbeitet:

• Anthropic PBC, San Francisco, USA — Sprachmodelle der Claude-Familie für Agenten, Assistenzfunktionen und die Wissensdatenbank.
• OpenAI — Modelle für Transkription, Audioverarbeitung und Vektor-Einbettungen zur Suche.

Beide Anbieter sind für uns Auftragsverarbeiter. Sie verarbeiten die übermittelten Inhalte ausschließlich zur Erbringung der jeweiligen Leistung und nutzen sie nicht zum Training ihrer Modelle. Zur Übermittlung in die USA siehe Abschnitt 12.

Rechtsgrundlage gegenüber unseren Geschäftskunden ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO in Verbindung mit dem Auftragsverarbeitungsvertrag; gegenüber betroffenen Personen richtet sich die Rechtsgrundlage nach der Festlegung des jeweils verantwortlichen Geschäftskunden.

11. Empfänger personenbezogener Daten

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur die Personen Zugriff, die ihn zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. Darüber hinaus geben wir Daten an folgende Kategorien von Empfängern weiter:

• Auftragsverarbeiter für Hosting, KI-Verarbeitung, Sprach- und Nachrichtenkanäle. Sie sind einzeln benannt in Anlage 3 der Nutzungsbedingungen und ausschließlich weisungsgebunden tätig.
• Zahlungsdienstleister zur Abwicklung von Zahlungen. Diese verarbeiten Zahlungsdaten in eigener Verantwortung nach den für sie geltenden aufsichtsrechtlichen Vorgaben.
• Von Ihnen selbst verbundene Dienste. Verknüpft ein Geschäftskunde alluvo mit einem Kalender, einem Postfach, einem Messaging-Dienst, einer Kundenverwaltung oder einem Buchhaltungssystem, werden die für die aktivierte Funktion erforderlichen Daten an diesen Dienst übermittelt. Die Übermittlung findet nur statt, wenn die Verbindung hergestellt wurde, und endet, wenn sie getrennt wird. Der Anbieter eines solchen Dienstes ist kein Auftragsverarbeiter von uns — er verarbeitet auf Weisung des Geschäftskunden oder in eigener Verantwortung. Welche Verbindungen bestehen, entscheidet und sieht der Geschäftskunde in den Einstellungen der Plattform.
• Vertriebs- und Technologiepartner, an die wir die geschäftlichen Kontaktdaten registrierter Interessenten weitergeben, soweit diese der Ansprache zugestimmt haben. Sie sind ab der Weitergabe eigene Verantwortliche; Einzelheiten in Abschnitt 8.
• Berufsträger und Behörden, soweit wir gesetzlich zur Auskunft verpflichtet sind oder die Geltendmachung rechtlicher Ansprüche dies erfordert.

Über die in Abschnitt 8 beschriebene Weitergabe an Partner hinaus geben wir keine personenbezogenen Daten zu Werbezwecken an Dritte. Wir verkaufen keine Daten.

12. Übermittlung in Drittländer

Ein Teil der in Abschnitt 10 und 11 genannten Dienstleister hat seinen Sitz in den Vereinigten Staaten. Damit findet eine Übermittlung in ein Drittland statt, für das kein unbeschränkter Angemessenheitsbeschluss gilt.

Diese Übermittlungen stützen wir auf die Instrumente des Kapitels V der DSGVO: auf den Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission zum EU-US Data Privacy Framework, soweit der Empfänger dort zertifiziert ist, andernfalls auf die Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO, ergänzt um zusätzliche Schutzmaßnahmen wie Transport- und Speicherverschlüsselung.

Welcher Dienstleister wofür eingesetzt wird und wo er verarbeitet, steht in Anlage 3 der Nutzungsbedingungen. Welches Instrument im Einzelfall greift und eine Kopie der jeweils vereinbarten Garantien stellen wir auf Anfrage unter gdpr@alluvo.ai zur Verfügung.

13. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall einschließlich Profiling nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Das ist bei einem Produkt, das mit Agenten arbeitet, eine Aussage mit Substanz, deshalb im Klartext: Die Agenten in alluvo bereiten Vorgänge vor und schlagen Ergebnisse vor — einen Vertragsentwurf, eine Besetzung für eine Schicht, eine Antwort auf eine Nachricht. Ob daraus eine Entscheidung wird, entscheidet ein Mensch. Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung oder ähnlich erheblicher Beeinträchtigung — etwa über eine Einstellung, eine Abmahnung oder eine Beendigung — trifft die Plattform nicht selbsttätig.

14. Speicherdauer

Personenbezogene Daten speichern wir nur so lange, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Danach werden die Daten gelöscht oder datenschutzkonform anonymisiert.

Für Daten, die wir im Auftrag eines Geschäftskunden verarbeiten, bestimmt dieser die Speicherdauer. Nach Beendigung des Nutzungsverhältnisses löschen oder übergeben wir diese Daten nach seiner Wahl; die Einzelheiten regelt Ziffer 10 des Auftragsverarbeitungsvertrags.

15. Ihre Rechte

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte:

• Auskunft über die zu Ihrer Person verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO, siehe Abschnitt 16)

Wenn eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung beruht, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt.

Zur Wahrnehmung Ihrer Rechte können Sie uns unter gdpr@alluvo.ai kontaktieren. Betrifft Ihr Anliegen Daten, die ein Unternehmen in alluvo über Sie führt, gilt Abschnitt 9.

16. Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

17. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Auffassung sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen geltendes Datenschutzrecht verstößt.

Zuständige Aufsichtsbehörde:
Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestr. 2–4
40213 Düsseldorf
www.ldi.nrw.de

18. Aktualität

Diese Datenschutzerklärung hat den Stand September 2026. Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn sich rechtliche, technische oder geschäftliche Rahmenbedingungen ändern.