DSGVO ohne Zettelwirtschaft.

Ein Personaldienstleister verarbeitet mehr personenbezogene Daten als die meisten Betriebe: Bewerber, Mitarbeiter, Bankverbindungen, Krankmeldungen. alluvo hält sie auf Servern in Frankfurt, zeigt jedem nur, was seine Rolle erlaubt, und schreibt mit, wer was geändert hat.

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Prüfumfang alluvo

DSGVO & Datenschutz

Hosting und Auftragsverarbeitung
Im Datenmodell
Rechte je Rolle
Sperre
Änderungsverlauf
Nachweis
Besonders schützenswerte Daten
Sperre
KI mit Datensparsamkeit
Im Datenmodell
Einwilligungen
Nachweis
Anmeldung
Im Datenmodell
Im Code belegt Was alluvo nicht prüft, steht weiter unten.

Eingebaut

Was alluvo prüft, und wie hart.

Jede Zeile beschreibt, was die Software heute tut. Der Stempel sagt, ob alluvo etwas verhindert, nur mit Begründung zulässt oder darauf hinweist.

  1. Art. 28 DSGVO

    Hosting und Auftragsverarbeitung

    alluvo läuft in Frankfurt am Main, jeder Kunde mit eigener Datenbank. Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung ist Anlage 1 der Nutzungsbedingungen. Welche Unterauftragsverarbeiter beteiligt sind, auch die KI-Anbieter, und mit welchen Garantien, steht in der Datenschutzerklärung.

    Im Datenmodell
  2. Art. 25 und 32 DSGVO

    Rechte je Rolle

    Jede Rolle sieht nur ihren Ausschnitt: eigene Datensätze, das Team, die Niederlassung oder alles. Die KI arbeitet mit den Rechten des Menschen, dem sie gehört.

    Sperre
  3. Art. 5 Abs. 2 DSGVO

    Änderungsverlauf

    Jedes Feld hat seinen Verlauf mit Urheber und Zeitpunkt. Ändert die KI etwas, steht zusätzlich dabei, mit welchem Werkzeug und von wo.

    Nachweis
  4. Art. 9 und 32 DSGVO

    Besonders schützenswerte Daten

    Steuer-ID und Zugangsschlüssel sind in der Datenbank verschlüsselt, Bankverbindungen bekommt die KI nur maskiert zu sehen. Gesundheitsdaten und andere besondere Kategorien darf die KI nicht in Freitextfelder schreiben.

    Sperre
  5. Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO

    KI mit Datensparsamkeit

    Die KI-Anbieter trainieren nicht mit deinen Daten. Automations-Agenten können Namen und Personendaten pseudonymisieren, und löschen kann die KI nur in den Papierkorb.

    Im Datenmodell
  6. Art. 7 DSGVO

    Einwilligungen

    Die Einwilligung für WhatsApp steht am Kontakt, mit Zeitpunkt, Quelle und Begründung, der Widerruf genauso. Kampagnen erreichen nur, wer eingewilligt hat.

    Nachweis
  7. Art. 32 DSGVO

    Anmeldung

    Zwei-Faktor-Anmeldung mit einer Authenticator-App und Anmeldung über Google oder Microsoft sind eingebaut.

    Im Datenmodell

Im Datenmodell Hinterlegt, und alles rechnet damit. Sperre alluvo lässt es nicht zu. Nachweis alluvo hält Stand, Zeitpunkt und Urheber fest.

Aus dem Alltag

Datenschutz, der im Alltag hält.

  1. Mit alluvo 01

    Jede Rolle sieht ihren Ausschnitt.

    In alluvo hängt die Akte am Mitarbeiter, und wer sie sehen darf, entscheidet die Rolle: eigene Datensätze, Team, Niederlassung oder alles. Jede Änderung steht im Verlauf.

    Gehört der Vergangenheit an

    Die Personalakte liegt im Netzlaufwerk. Alle haben Zugriff.

    Lebensläufe, Arbeitsverträge und Krankmeldungen liegen in Ordnern, auf die jede Niederlassung zugreifen kann, weil die Rechte einmal so eingerichtet wurden.

    Die FolgeWer Zugriffe nicht auf das Nötige beschränkt, verstößt gegen die Pflicht zu geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen. Bei Gesundheitsdaten wiegt das schwerer.1

  2. Mit alluvo 02

    Die Einwilligung steht am Kontakt.

    alluvo speichert Einwilligung und Widerruf mit Zeitpunkt und Quelle. Nachrichten und Kampagnen gehen nur an Kontakte, die eingewilligt haben.

    Gehört der Vergangenheit an

    Die WhatsApp-Gruppe hat 80 Mitglieder. Gefragt wurde niemand.

    Neue Mitarbeiter landen in der Gruppe, weil es schnell geht. Ob jemand eingewilligt hat, steht nirgends.

    Die FolgeOhne nachweisbare Einwilligung fehlt die Grundlage, und den Nachweis musst du führen.2

Ehrlich gesagt

Was alluvo dir heute nicht abnimmt.

Eine Software, die alles verspricht, prüft am Ende nichts genau. Diese Punkte liegen heute noch bei dir.

  1. Eine Auskunft nach Art. 15 DSGVO stellst du aus den Daten in alluvo zusammen. Einen Knopf, der alle Daten einer Person in einer Datei ausgibt, gibt es heute nicht.
  2. Löschfristen, etwa für Bewerber nach einer Absage, legst du fest und setzt sie um. alluvo löscht nicht automatisch nach Frist.
  3. Die Zwei-Faktor-Anmeldung ist je Nutzer einschaltbar. Für alle vorschreiben lässt sie sich heute nicht.

Wo es passiert

In diesen Apps greift es.

Compliance & Sicherheit

Die anderen Gesetze.

Fragen

Fragen zur DSGVO in alluvo.

Wo liegen meine Daten?

Die Plattform läuft in Frankfurt am Main, mit einer eigenen Datenbank je Kunde. Für KI-Funktionen verarbeiten die KI-Anbieter Daten im Auftrag; wer das ist, wo, und mit welchen Garantien, steht in der Datenschutzerklärung.

Bekomme ich einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung?

Ja, er ist Anlage 1 der Nutzungsbedingungen und gilt mit dem Vertrag. Du kannst ihn als PDF herunterladen.

Trainiert die KI mit meinen Daten?

Nein. Die KI-Anbieter verarbeiten deine Daten im Auftrag und trainieren nicht damit. Dazu kannst du Automations-Agenten so einstellen, dass sie Namen und Personendaten nur pseudonymisiert sehen.

Wer darf in alluvo welche Daten sehen?

Das entscheidest du über Rollen: eigene Datensätze, das Team, die Niederlassung oder alles. Die KI eines Nutzers arbeitet mit genau dessen Rechten.

Sehen ist einfacher als lesen.

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