DSGVO ohne Zettelwirtschaft.
Ein Personaldienstleister verarbeitet mehr personenbezogene Daten als die meisten Betriebe: Bewerber, Mitarbeiter, Bankverbindungen, Krankenstandsmeldungen. alluvo hält sie auf Servern in Frankfurt, zeigt jedem nur, was seine Rolle erlaubt, und schreibt mit, wer was geändert hat.
DSGVO & Datenschutz
- Hosting und Auftragsverarbeitung
- Im Datenmodell
- Rechte je Rolle
- Sperre
- Änderungsverlauf
- Nachweis
- Besonders schützenswerte Daten
- Sperre
- KI mit Datensparsamkeit
- Im Datenmodell
- Einwilligungen
- Nachweis
- Anmeldung
- Im Datenmodell
Eingebaut
Was alluvo prüft, und wie hart.
Jede Zeile beschreibt, was die Software heute tut. Der Stempel sagt, ob alluvo etwas verhindert, nur mit Begründung zulässt oder darauf hinweist.
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Art. 28 DSGVO
Im Datenmodell
Hosting und Auftragsverarbeitung
alluvo läuft in Frankfurt am Main, jeder Kunde mit eigener Datenbank. Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung ist Anlage 1 der Nutzungsbedingungen. Welche Unterauftragsverarbeiter beteiligt sind, auch die KI-Anbieter, und mit welchen Garantien, steht in der Datenschutzerklärung.
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Art. 25 und 32 DSGVO
Sperre
Rechte je Rolle
Jede Rolle sieht nur ihren Ausschnitt: eigene Datensätze, das Team, die Niederlassung oder alles. Die KI arbeitet mit den Rechten des Menschen, dem sie gehört.
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Art. 5 Abs. 2 DSGVO
Nachweis
Änderungsverlauf
Jedes Feld hat seinen Verlauf mit Urheber und Zeitpunkt. Ändert die KI etwas, steht zusätzlich dabei, mit welchem Werkzeug und von wo.
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Art. 9 und 32 DSGVO
Sperre
Besonders schützenswerte Daten
Steuermerkmale und Zugangsschlüssel sind in der Datenbank verschlüsselt, Bankverbindungen bekommt die KI nur maskiert zu sehen. Gesundheitsdaten und andere besondere Kategorien darf die KI nicht in Freitextfelder schreiben.
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Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO
Im Datenmodell
KI mit Datensparsamkeit
Die KI-Anbieter trainieren nicht mit deinen Daten. Automations-Agenten können Namen und Personendaten pseudonymisieren, und löschen kann die KI nur in den Papierkorb.
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Art. 7 DSGVO
Nachweis
Einwilligungen
Die Einwilligung für WhatsApp steht am Kontakt, mit Zeitpunkt, Quelle und Begründung, der Widerruf genauso. Kampagnen erreichen nur, wer eingewilligt hat.
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Art. 32 DSGVO
Im Datenmodell
Anmeldung
Zwei-Faktor-Anmeldung mit einer Authenticator-App und Anmeldung über Google oder Microsoft sind eingebaut.
Im Datenmodell Hinterlegt, und alles rechnet damit. Sperre alluvo lässt es nicht zu. Nachweis alluvo hält Stand, Zeitpunkt und Urheber fest.
Aus dem Alltag
Datenschutz, der im Alltag hält.
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Mit alluvo 01
Jede Rolle sieht ihren Ausschnitt.
In alluvo hängt die Akte am Mitarbeiter, und wer sie sehen darf, entscheidet die Rolle: eigene Datensätze, Team, Niederlassung oder alles. Jede Änderung steht im Verlauf.
Gehört der Vergangenheit an
Die Personalakte liegt im Netzlaufwerk. Alle haben Zugriff.
Lebensläufe, Arbeitsverträge und Krankenstandsbestätigungen liegen in Ordnern, auf die jede Niederlassung zugreifen kann, weil die Rechte einmal so eingerichtet wurden.
Die FolgeWer Zugriffe nicht auf das Nötige beschränkt, verstößt gegen die Pflicht zu geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen. Bei Gesundheitsdaten wiegt das schwerer.1
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Mit alluvo 02
Die Einwilligung steht am Kontakt.
alluvo speichert Einwilligung und Widerruf mit Zeitpunkt und Quelle. Nachrichten und Kampagnen gehen nur an Kontakte, die eingewilligt haben.
Gehört der Vergangenheit an
Die WhatsApp-Gruppe hat 80 Mitglieder. Gefragt wurde niemand.
Neue Mitarbeiter landen in der Gruppe, weil es schnell geht. Ob jemand eingewilligt hat, steht nirgends.
Die FolgeOhne nachweisbare Einwilligung fehlt die Grundlage, und den Nachweis musst du führen.2
Ehrlich gesagt
Was alluvo dir heute nicht abnimmt.
Eine Software, die alles verspricht, prüft am Ende nichts genau. Diese Punkte liegen heute noch bei dir.
- Eine Auskunft nach Art. 15 DSGVO stellst du aus den Daten in alluvo zusammen. Einen Knopf, der alle Daten einer Person in einer Datei ausgibt, gibt es heute nicht.
- Löschfristen, etwa für Bewerber nach einer Absage, legst du fest und setzt sie um. alluvo löscht nicht automatisch nach Frist.
- Die Zwei-Faktor-Anmeldung ist je Nutzer einschaltbar. Für alle vorschreiben lässt sie sich heute nicht.
Wo es passiert
In diesen Apps greift es.
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Identitäten
Eine Firma, ein Datensatz, auch wenn sie an fünf Stellen vorkommt.
- Beschäftiger, Kontakte, Accounts und Lieferanten liegen an einer Stelle. Jede App arbeitet an denselben Datensätzen.
- Standorte hängen als Accounts am Träger, statt als zehn einzelne Firmen in der Liste zu stehen.
- Im Preis je Mitarbeiter im Einsatz inbegriffen, so wie jedes Modul.
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Mitarbeiter-App
Eine App. Das ganze Dienstverhältnis.
- Heute-Ansicht, Einsätze, Dienstplan, Arbeitszeitkonto und Urlaubskonto.
- Krankmeldung, Urlaubsantrag, Stundenzettel, Auslagen, Akademie, Wissensdatenbank, alles aus derselben App.
- Läuft im Browser, installierbar ohne App-Store und auch dann, wenn im Einsatz kein Netz ist.
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Posteingang
Vier Kanäle, ein Eingang, dazu Agenten, die mitarbeiten.
- E-Mail, Chat, WhatsApp und Telefon kommen als Tickets an einer Stelle an.
- Regeln, Zuständigkeiten und Reaktionszeiten stellst du je Postfach ein.
- KI-Agenten bearbeiten Tickets selbstständig, und du schaltest jeden Agenten einzeln frei.
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Datenqualität
Die Dublette wird bemerkt, bevor jemand anderer sie bemerkt.
- Dubletten, schiefe Formate und fehlende Angaben werden gefunden, statt gemeldet und dann liegen gelassen.
- Einiges behebt alluvo selbst, den Rest legt es dir als Vorfall vor.
- Die Prüfung läuft laufend mit und ist kein Aufräumprojekt, das einmal im Jahr ansteht.
Compliance & Sicherheit
Die anderen Gesetze.
Fragen
Fragen zur DSGVO in alluvo.
Wo liegen meine Daten?
Die Plattform läuft in Frankfurt am Main, mit einer eigenen Datenbank je Kunde. Für KI-Funktionen verarbeiten die KI-Anbieter Daten im Auftrag; wer das ist, wo, und mit welchen Garantien, steht in der Datenschutzerklärung.
Bekomme ich einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung?
Ja, er ist Anlage 1 der Nutzungsbedingungen und gilt mit dem Vertrag. Du kannst ihn als PDF herunterladen.
Trainiert die KI mit meinen Daten?
Nein. Die KI-Anbieter verarbeiten deine Daten im Auftrag und trainieren nicht damit. Dazu kannst du Automations-Agenten so einstellen, dass sie Namen und Personendaten nur pseudonymisiert sehen.
Wer darf in alluvo welche Daten sehen?
Das entscheidest du über Rollen: eigene Datensätze, das Team, die Niederlassung oder alles. Die KI eines Nutzers arbeitet mit genau dessen Rechten.
Sehen ist einfacher als lesen.
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